Performance Management: Der vollstaendige Leitfaden

Was ist Performance Management?

Performance Management ist ein fortlaufender Prozess, der darauf abzielt, die Leistung einzelner Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu identifizieren, zu messen und weiterzuentwickeln. Der Prozess erfordert eine kontinuierliche Kommunikation zwischen Führungskräften und ihren Teammitgliedern.

Das übergeordnete Ziel des Employee Performance Management steht in direktem Zusammenhang mit der Gesamtmission und den Zielen eines Unternehmens sowie damit, wie eine einzelne Person dazu beitragen kann. Es bietet Feedback, Verantwortlichkeit und Dokumentation für die Leistungen einzelner Personen.

Es gibt zwei entscheidende Elemente im Performance Management:

• Kontinuierliche Beobachtung und Kommunikation
• Ausrichtung auf die Mission und Ziele des Unternehmens

Employee Performance Management ist nicht dasselbe wie eine Leistungsbeurteilung. Das Performance Management von Mitarbeitern basiert auf einer detaillierten Betrachtung der bisherigen Leistungen der Mitarbeiter eines Unternehmens und darauf, ob es Bemühungen seitens der Mitarbeiter gibt, ihre Leistung in Zukunft zu verbessern.

Wenn Sie eine effektive Führungskraft sind, geben Sie nicht nur Feedback, sondern holen auch welches ein. So wird der Prozess für alle wirksam. Bei Leistungsbeurteilungen ist das anders: Sie sind ein einmaliger Prozess und werden in der Regel jährlich durchgeführt. Performance Management hilft Führungskräften, die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zu verstehen und bestmöglich darauf einzugehen.

Komponenten von Performance Management

Für ein Workforce-Performance-Management-System gibt es keine allgemeingültige Regel; jedes Unternehmen kann einen anderen Ansatz verfolgen. Viele Unternehmen konnten im Laufe ihrer Geschäftstätigkeit ein effektives System entwickeln. Denken Sie daran: Es gibt nicht nur einen richtigen Weg. Je nach Zielen und Mission des Unternehmens kann das System variieren.

Im Idealfall umfasst ein Performance-Management-System für Mitarbeiter die folgenden Komponenten:

1. Beurteilung durch die Führungskraft oder den Vorgesetzten

Dies ist ein Prozess, in dem ein Mitarbeiter auf Basis der Beurteilung durch die Führungskraft seine Stärken und Schwächen, seinen Schulungsbedarf usw. einschätzen kann. Es ist wichtig, hier eine SWOT-Analyse durchzuführen, da die Bewertung der Führungskraft genutzt werden kann, um Bereiche zu identifizieren, die mit den Zielen und der Mission des Unternehmens übereinstimmen.

2. 360-Grad-Feedback:

360-Grad-Feedback ist wahrscheinlich die wichtigste Komponente von Performance Management und zugleich die wertvollste Ergänzung. Dabei erhält ein Mitarbeiter Feedback von seiner Führungskraft, von Kollegen, Untergebenen und dem Top-Management und gibt sich außerdem selbst Feedback. Dadurch erhält ein Mitarbeiter einen umfassenden Überblick über seine Stärken und Schwächen. Es ist eine Methode, die konstruktives Feedback fördert und von Unternehmen zunehmend als Teil des Performance-Management-Systems eingesetzt wird.

3. Mitarbeiterengagement-Umfragen

Die Durchführung einer Mitarbeiterengagement-Umfrage in Ihrem Unternehmen ist eine effektive Möglichkeit, zu verstehen, was für Mitarbeiter am wichtigsten ist. Wie der Name schon sagt, besteht der Hauptgrund für diese Umfrage darin, Einblicke in das Engagementniveau der Mitarbeiter zu gewinnen. Es gibt keine festgelegte Methode zur Messung von Mitarbeiterengagement; mit den speziell von Workforce entwickelten Frameworks können Sie den End-to-End-Prozess jedoch jetzt analysieren und messen. Der Bericht wiederum hebt Bereiche hervor, in denen sich Mitarbeiter verbessern und weiterentwickeln können.

4. Pulse Review

Wie der Name schon sagt, misst eine Pulse Review den Puls des Unternehmens. Sie ist ein hervorragendes Instrument, um Feedback zu sammeln, das Mitarbeiter befähigt und dazu ermutigt, ihre Stärken zu feiern und ihre Entwicklungsfelder zu identifizieren. Die von QuestionPro Workforce entwickelte Pulse-Review-App ist ein solches Tool, das Dialoge vereinfacht und den Austausch von Feedback unter Mitarbeitern fördert.

5. Zielsetzung und Ausrichtung

Auch dies ist für jedes Unternehmen eine äußerst wichtige Komponente. Untersuchungen zeigen, dass das Setzen von SMART-Zielen zu höherer Leistung führt als gar keine Ziele zu setzen. Unterm Strich geht es also darum, Ziele zu setzen und mehr zu erreichen. Doch das ist nicht alles: Die Zielausrichtung ist ebenso wichtig und ein Prozess, der Ihre Mitarbeiter dazu ermutigt, gemeinsam auf das übergeordnete Ziel des Unternehmens hinzuarbeiten. Ihr Performance-Management-Verfahren für Mitarbeiter sollte so gestaltet sein, dass individuelle und Teamziele festgelegt, verfolgt und erreicht werden können.

Performance-Management-Prozess

Performance Management ist ein Prozess, mit dem Sie Ihren Mitarbeitern Wertschätzung zeigen. Es ist kein Prozess, um Mitarbeitern etwas heimzuzahlen, das sie möglicherweise in der Vergangenheit getan haben. Dies ist nicht der richtige Zeitpunkt, alte Wunden aufzureißen.

Wenn Sie bei Google nach „performance management“ suchen, finden Sie in weniger als einer Minute ungefähr 1,76,00,00,000 Ergebnisse. Diese sprechen überwiegend über ein Vier-Stufen-Modell: Planen, Handeln, Beobachten und Überprüfen. Alle vier Schritte bieten hervorragende Gelegenheiten, Wertschätzung zu zeigen. So geht’s:

1. Planen: Auch wenn Planung auf den ersten Blick nicht wie eine gute Gelegenheit erscheint, Ihre Mitarbeiter wertzuschätzen, ist dies ein hervorragender Moment, um das Eis zu brechen. Führen Sie ein ehrliches Gespräch darüber, wie sie dazu beitragen können, das Gesamtziel des Unternehmens zu erreichen, und welchen Nutzen sie aus dem gesamten Prozess ziehen können. Ein Unternehmen muss Vertrauen in seine Mitarbeiter haben, aber ebenso wichtig ist es, dass die Mitarbeiter Vertrauen in das Unternehmen haben. Wenn jemand daran glaubt, dass die eigenen Fähigkeiten wertvoll sind, ist das eine aufrichtige Form der Wertschätzung.
2. Handeln: Viele Mitarbeiter haben ständig das Gefühl, dass sie nicht genug Feedback erhalten, und das verfehlt den Zweck. Mitarbeiter beklagen, dass während Projekten nicht genügend Kommunikation mit ihren Führungskräften stattfindet; sie hören entweder zu Beginn und dann erst wieder gegen Ende des Projekts von ihnen. Genau das ist eine verpasste Chance. Sie haben die Gelegenheit verloren, effektiv zu kommunizieren und sie durch jeden Schritt zu begleiten. Der Schlüssel hier ist: handeln!
3. Beobachten: Das Wort „überwachen“ klingt etwas streng. Es wirkt, als sei der Direktor einer Einrichtung auf Inspektion und stelle sicher, dass niemand irgendwann aus der Reihe tanzt. Ganz ruhig! Ein Unternehmen zu führen ist nicht dasselbe wie eine Institution zu leiten, in der Kinder diszipliniert werden müssen, damit sie ihre Fehler erkennen. Hier arbeiten Sie mit Erwachsenen, und deshalb ist es wichtiger zu beobachten als zu kontrollieren. Eine Führungskraft, die diesen Schritt umsichtig nutzt, hat bereits die Mitarbeiterbindung gesichert. Dies ist ein guter Moment, um mit Mitarbeitern über Energie, Engagementniveau, Zielerreichung usw. zu sprechen.
4. Überprüfen: Dies ist der letzte Schritt des Prozesses. In der heutigen Welt sind Reviews meist ergebnisorientiert, was gut ist, aber dies ist auch ein Prozess, in dem Sie ein produktives Gespräch mit Ihren Mitarbeitern führen und Erfolge besprechen können. Dies ist ein wichtiger Schritt, um einen Mitarbeiter zu würdigen; er bringt Ruhe in stressigen Zeiten. Zeigen Sie einem Mitarbeiter Anerkennung für seine Qualitäten.

Warum Performance-Management-Umfragen durchführen?

Viele Unternehmen führen jährliche Performance-Management-Reviews durch; das ist nicht ideal und sollte häufiger geschehen. Sehen wir uns einige Gründe für die Durchführung regelmäßiger Performance-Management-Umfragen an.

• Geringes Engagement: Die Leistung wenig engagierter Mitarbeiter leidet, und dafür gibt es mehrere Gründe. Die Erstellung eines Fragebogens zu diesem Thema und das Einholen von Antworten können Aufschluss darüber geben, warum Mitarbeiter wenig engagiert sind. Korrekturmaßnahmen in diesem Bereich können das Engagement steigern und dadurch die Leistung der Mitarbeiter verbessern.
• Produktivität: Nicht jede Umfrage muss sich an alle Mitarbeiter richten. Sie kann sich zum Beispiel gezielt an Ihre Führungskräfte richten. Lassen Sie sie den Fragebogen ausfüllen, um Informationen über die Produktivität ihrer Teams zu erhalten. Diese Daten helfen Ihnen, die Teamdynamik und deren Leistung zu betrachten und liefern Ihnen die Grundlage, um Verbesserungen vorzunehmen.
• Zielmanagement: Befassen sich Führungskräfte mit dem Zielmanagement? Sind alle Ziele zeitgebunden? So wichtig Zielmanagement auch ist, es wird von Führungskräften häufig übersehen. Das Sammeln entsprechender Informationen hilft Ihnen dabei, individuelle und Teamziele zu verwalten und mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.
• Nachfolgeplanung: Die Leistung kann je nach verschiedenen Faktoren sinken oder steigen. Informationen darüber zu sammeln, ist für die Nachfolgeplanung hilfreich, einen wichtigen Bestandteil der Employee Experience. Außerdem unterstützt es das Teammanagement, Initiativen zur Talentgewinnung usw.
• Infrastruktur: Es gibt mehrere Ursachen für die schlechte Leistung eines Mitarbeiters, und eine davon können Werkzeuge und Unterstützung sein. Verfügt ein Mitarbeiter nicht über die richtigen Arbeitsmittel, kann seine Leistung erheblich nachlassen. Die Durchführung einer Umfrage hilft dabei, solche Probleme zu identifizieren und zu beseitigen.

Zweck von Performance Management

Performance Management ist oft ein missverstandenes Konzept; die meisten Unternehmen verwechseln es mit einer Leistungsbeurteilung. Doch es steckt viel mehr dahinter. Bei Performance Management geht es darum, Ergebnisse zu erzielen. Es geht darum, Menschen zu helfen, ihre Stärken und mögliche Verbesserungsbereiche zu erkennen.

Es ist ein Ansatz zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels. Performance Management bezieht sich nicht nur auf die Steuerung individueller Leistungen, sondern auch auf die von Teams. Ein Employee-Performance-Management-System wird eingesetzt, um den Erfolg eines Mitarbeiters bei der Arbeit zu identifizieren, zu messen und zu würdigen. Es dient folgenden Zwecken:

1. Kontinuierliches Feedback: Performance Management ist ein Mechanismus für kontinuierliches Feedback zur persönlichen und beruflichen Entwicklung. Es muss den Mitarbeitern vermitteln können, wie sie performt haben. Es ist außerdem ratsam, dass diese Ziele und Vorgaben gemeinsam von Mitarbeitern und ihren Führungskräften festgelegt werden. Dieser Mechanismus basiert auf wirksamer und offener Kommunikation.
2. Entwicklungsbedarf eines Mitarbeiters: Ein Unternehmen, das wirksamer Kommunikation Bedeutung beimisst, kann den Entwicklungsbedarf seiner Mitarbeiter verstehen. Entwicklungsbedarf kann so einfach sein wie eine Schulung für ein neues Tool oder eine neue Software, ist aber mitunter essenziell.
3. Mitarbeiterengagement: Die kontinuierliche Entwicklung von Mitarbeitern motiviert sie dazu, bei der Arbeit bessere Leistungen zu erbringen, und steigert zugleich das Mitarbeiterengagement, während sie zum allgemeinen Geschäftserfolg beiträgt. Die Werte für Zufriedenheit und Bindung solcher Mitarbeiter sind hoch. Das bedeutet, dass sie zufrieden und motiviert sind, die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen fortzusetzen.
4. Strategie ausrichten: Ein gut konzipierter Prozess für das Performance Management von Mitarbeitern hilft Mitarbeitern, sich besser zu organisieren. Dieser Prozess hilft ihnen zu verstehen, wie ihre Leistung zur Verbesserung des gesamten Geschäftserfolgs des Unternehmens beiträgt. Mitarbeiter müssen wissen, was von ihnen erwartet wird, um bessere Leistungen erbringen zu können.

Vorteile von Performance Management

Performance Management hilft nicht nur bei der Bewertung einzelner Mitarbeiter, sondern auch von Teams. Dadurch lassen sich Leistungsniveaus verstehen und bei Bedarf steigern.

Im Folgenden finden Sie die Vorteile von Performance Management:

• Regelmäßige Meetings: Dieser Prozess fördert leistungsbezogene Gespräche. Führungskräfte sind mit ihren täglichen Aufgaben beschäftigt, aber es ist wichtig, rechtzeitig mit dem Team zu kommunizieren. Dieser Prozess fördert die Kommunikation. Führungskräfte müssen kontinuierlich Feedback geben, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
• Karrierepfade: Dieser Prozess ist entscheidend für die organisatorische und persönliche Entwicklung. Wenn er richtig umgesetzt wird, ebnet er sowohl für Mitarbeiter als auch für das Unternehmen einen größeren Weg zum Erfolg.
• Risiken identifizieren: Dieser Prozess hilft dabei, Mitarbeiter mit unzureichender Leistung zu identifizieren. Er unterstützt zudem einen reibungslosen Übergang, falls die Zusammenarbeit beendet werden muss.
• Datenerfassung und -analyse: Da dieser Prozess dokumentiert wird, werden die historischen Aufzeichnungen aller Meetings für zukünftige Referenzen gespeichert.
• Mitarbeiterengagement: Mitarbeiter können disengagiert sein, wenn ihre Arbeit sie nicht zufriedenstellt oder wenn Lernen und Spannung fehlen. Performance Management hilft dabei, dies nachzuverfolgen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Sie können Ihren Mitarbeitern jederzeit ermöglichen, etwas Neues auszuprobieren oder in einer Funktion zu arbeiten, die ihnen gefällt. So bleiben sie engagiert, und Sie verlieren keine Ressource.