Come azienda, è importante che tu ti preoccupi di sapere cosa pensano i tuoi dipendenti quando stanno per andarsene. Un’intervista di uscita è un’idea eccellente, ma il più delle volte non viene fatta nel modo giusto.
Se vuoi un vero feedback da parte dei dipendenti, anche se è difficile da ascoltare, devi cercare di ottenerlo.
Ci sono tante emozioni dietro la decisione di lasciare un lavoro. Per molti, non è una cosa da prendere alla leggera. I colloqui di uscita non devono necessariamente riguardare solo le cose negative, ma sicuramente qualsiasi tipo di feedback ci aiuterà a capire cosa dobbiamo migliorare.
Cerchiamo di capire come porre le domande per ottenere i dati su cui agire. Smettiamo di preoccuparci di ciò che sentiremo e cerchiamo di ottenere quelle informazioni che ci faranno crescere come organizzazione.
Che cos’è un colloquio di uscita?
Il colloquio di uscita è l’ultimo colloquio formale tra l’azienda e il dipendente, in cui quest’ultimo ha l’opportunità di illustrare i motivi della sua partenza.
L’utilizzo dei dati forniti dal dipendente in partenza può aiutare a migliorare il clima sociale o le prestazioni e rappresenta un’opportunità per posizionarsi nel mercato del lavoro.
Ci sono motivi di abbandono quando l’azienda non è in grado di competere o di cambiare la propria politica. D’altra parte, se le ragioni dell’abbandono sono legate a elementi come la bassa retribuzione, l’orario di lavoro inadeguato o una cattiva cultura del lavoro, puoi lavorare su questi punti per essere competitivo come azienda.
Il feedback aiuterà anche il datore di lavoro a migliorare la sua politica di retention. Un colloquio di uscita ben condotto fornirà a entrambe le parti informazioni preziose e spesso molto illuminanti.
Importanza dei colloqui di uscita
Questi sono alcuni dei motivi per cui è importante condurre colloqui di uscita con i dipendenti e aiutare la tua organizzazione a creare un ambiente di lavoro positivo:
- I dipendenti in partenza tendono ad essere più comunicativi di quelli che rimangono sul posto di lavoro.
- Il colloquio di uscita consente al dipendente di fornire un feedback costruttivo e di lasciare un’immagine positiva dell’azienda.
- È un’occasione per chiederti se ci sono problemi aperti di cui dovresti essere a conoscenza. Questo può aiutare a ridurre i rischi e a identificare i problemi che potrebbero richiedere un’attenzione immediata.
- Otterrai una valutazione onesta dell’ambiente e della cultura della tua organizzazione.
- È possibile scoprire le esigenze di reclutamento, inserimento e formazione dei dipendenti.
- Si possono individuare opportunità di miglioramento nello sviluppo manageriale e nella pianificazione della successione.
Non temere quello che i tuoi dipendenti potrebbero dire durante i colloqui di uscita. Anzi, valuta, analizza e agisci in base al feedback che ti offrono. Le organizzazioni mature lo capiscono e investono tempo, risorse ed energie per capitalizzarlo.
Creare e implementare interviste più efficaci e coerenti può sembrare impegnativo, ma gli approfondimenti che otterrai comprendendo la connessione tra feedback dei dipendenti, comportamento dei dipendenti e tendenze organizzative ti diranno tutto ciò che devi sapere per far crescere la tua azienda.
Vantaggi della conduzione di un colloquio di uscita
L’implementazione di colloqui di uscita all’interno della tua organizzazione presenta numerosi vantaggi, tra i quali:
Impara dal dipendente che se ne va
Effettuando un colloquio di lavoro potrai conoscere i dettagli che hanno portato il dipendente a licenziarsi e sarai in grado di risolvere il problema,
I motivi possono variare da persona a persona e devi capire se il motivo è esterno all’organizzazione o meno.
Il dipendente potrebbe aver ricevuto un’offerta di lavoro altrove con uno stipendio più alto, oppure potrebbe avere problemi personali che lo hanno spinto ad andarsene. Sapere perché qualcuno se n’è andato ti permetterà di affrontare i problemi in modo che non si ripetano.
I colloqui di uscita sono redditizi
Poiché non richiedono molto tempo, sono poco costose e facili da realizzare. In breve, sono uno strumento utile per l’area delle risorse umane.
Anche discutere dei punti di forza e di debolezza dell’azienda con il tuo dipendente, sotto forma di una chiacchierata o di un colloquio, è molto semplice da fare e rappresenta un piccolo investimento che darà i massimi frutti.
Identificare i problemi all’interno dell’azienda
I colloqui di uscita ti forniscono le informazioni necessarie per migliorare l’ambiente di lavoro e anche per migliorare la fidelizzazione dei dipendenti.
Molte delle domande poste durante un colloquio di uscita riguardano il clima lavorativo. Può essere difficile scoprire come i dipendenti si sentono al lavoro mentre sono sotto la tua gestione, ma dovresti provarci. “
Chiudere i cicli
Il colloquio di uscita ti dà l’opportunità di risolvere le questioni in sospeso con il dipendente che se ne va. Oltre a fare domande sul motivo per cui ha deciso di andarsene, puoi fornirgli informazioni sulla retribuzione e controllare tutti i documenti che devono essere compilati prima del loro ultimo giorno di lavoro.
Inoltre, è bene che il rapporto di lavoro si concluda in buoni rapporti. Anche se un’intervista di uscita non porta alla luce tutto quello che vuoi sapere, è un buon punto di partenza per capire perché le persone se ne vanno.
Ricevere critiche costruttive e apportare i miglioramenti necessari ti aiuterà a migliorare l’esperienza dei dipendenti attuali e futuri.
Come condurre un colloquio di uscita
Ecco alcune best practice che ti aiuteranno nel processo di colloquio con i dipendenti in partenza:
Pianifica il colloquio in modo tempestivo
Organizza il colloquio di uscita entro una settimana dalla ricezione della lettera di dimissioni. Questo tempo aiuta il dipendente a ricordare con chiarezza i dettagli rilevanti.
Offre diverse opzioni di feedback
Offre diversi metodi per fornire un feedback, come ad esempio:
- Interviste telefoniche
- Riunioni faccia a faccia
- Rapporti scritti
- Sondaggio di uscita
Permette al dipendente di scegliere il formato che preferisce.
Prepara le domande in anticipo
Preparati con le domande che farai e progetta il questionario in modo che sia breve. Ecco un esempio di intervista di uscita che potrebbe esserti utile.
Nella maggior parte dei casi, il colloquio di uscita prevede alcune domande chiave. È meglio essere preparati.
- Perché te ne vai?
- Come hai percepito la tua esperienza in azienda?
- Secondo te, cosa è stato positivo e cosa deve essere migliorato?
- Pensi che la tua mansione sia cambiata da quando sei stato assunto?
- Cosa ne pensi delle condizioni di lavoro, degli orari, della flessibilità, dell’atmosfera…?
Scegli un intervistatore neutrale
È preferibile che a condurre l’incontro sia un rappresentante delle Risorse Umane e non il diretto responsabile del dipendente. Il dipendente potrebbe sentirsi intimidito o a disagio nel rispondere a certe domande.
Crea un ambiente confortevole
Favorire un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel parlare delle loro esperienze e dei motivi che li hanno spinti a lasciare il lavoro. Garantisci la riservatezza per incoraggiare un feedback aperto e onesto.
Chiudi in modo positivo
Concludere il colloquio con una nota positiva e personale. Ringrazia il dipendente per il suo tempo e auguragli buona fortuna per il suo prossimo progetto.
I sondaggi di uscita non devono necessariamente riguardare solo gli aspetti negativi. Ma chiederemmo davvero un feedback se non volessimo saperne di più su ciò che dobbiamo correggere? No. I sondaggi non servono per adulare l’ego. O almeno non dovrebbero esserlo. Cerchiamo di capire come porre le domande per ottenere dati su cui agire. Smettiamo di preoccuparci di ciò che sentiremo, siamo maturi e andiamo avanti.
Domande sui colloqui di uscita
Quando si prepara un colloquio di uscita, è fondamentale porre diverse domande sull’esperienza del dipendente. Questo aiuta l’azienda a capire i motivi che hanno portato alla partenza e fornisce informazioni preziose per i miglioramenti futuri.
Ecco alcune delle migliori domande da porre durante un colloquio di uscita:
Domande sulla decisione di andarsene
- Qual è stato il motivo principale per cui hai deciso di lasciare l’azienda?
- C’è stato un evento o un problema specifico che ha scatenato la tua decisione di dimetterti?
- Hai cercato un nuovo lavoro mentre eri ancora occupato, o hai deciso di andartene prima?
- Da quanto tempo stai pensando di lasciare l’azienda?
- C’è qualcosa che l’azienda avrebbe potuto fare per evitare la tua partenza?
Domande sul ruolo e sulle responsabilità della posizione
- Le responsabilità e le aspettative del tuo lavoro sono state chiare fin dall’inizio?
- Come si è evoluto il tuo ruolo da quando hai iniziato, e questi cambiamenti sono stati comunicati in modo efficace?
- Avevi gli strumenti e le risorse per fare bene il tuo lavoro?
- Ti sono state assegnate responsabilità o compiti che ritenevi non rientrassero nelle tue mansioni?
- Hai ricevuto un supporto adeguato dal tuo manager e dai tuoi colleghi?
Domande sull’ambiente di lavoro e sulla cultura
- Come descriveresti la cultura aziendale durante il tuo periodo di lavoro?
- Ti sei sentito valorizzato e apprezzato nel tuo ruolo?
- Come valuti il livello di lavoro di squadra e di cooperazione all’interno del tuo reparto?
- C’è stato qualche aspetto dell’ambiente di lavoro che ha reso il tuo lavoro più impegnativo?
- Ritieni che l’azienda favorisca un ambiente di lavoro inclusivo e diversificato?
Domande sulla gestione e sulla leadership
- Come descriveresti il rapporto con il tuo responsabile di linea?
- La direzione ha fornito una comunicazione chiara e coerente?
- Quanto è stato efficace il processo di feedback e di valutazione delle prestazioni?
- Ci sono state pratiche di gestione che hai trovato particolarmente utili o dannose?
- Hai avuto l’opportunità di esprimere le tue opinioni e le tue preoccupazioni alla direzione?
Domande sullo sviluppo e la crescita professionale
- C’erano opportunità di crescita e di avanzamento di carriera all’interno dell’azienda?
- Hai avuto accesso a risorse di formazione e sviluppo per migliorare le tue competenze?
- Come giudichi il supporto dell’azienda per i tuoi obiettivi di carriera?
- Ti è stato fornito un percorso chiaro per l’avanzamento di carriera?
- Il tuo contributo è stato riconosciuto e premiato in modo adeguato?
Domande su compensi e benefit
- Quanto sei soddisfatto del tuo pacchetto di retribuzione e benefit?
- Ritieni che il tuo stipendio sia competitivo con gli standard del settore per la tua posizione?
- Ci sono stati dei vantaggi che hai trovato particolarmente preziosi o mancanti?
- L’azienda ha fornito sufficienti benefici per l’equilibrio tra vita privata e lavoro, come orari flessibili o opzioni di lavoro a distanza?
- Il processo per gli aumenti e i bonus è stato chiaro ed equo?
Domande sui processi lavorativi e sull’efficienza
- Ci sono stati processi o sistemi che hai trovato inefficienti o frustranti?
- In che misura i diversi reparti hanno collaborato e comunicato?
- C’erano risorse sufficienti per portare a termine i tuoi compiti in modo efficace?
- Come giudichi la qualità e l’usabilità degli strumenti e delle tecnologie fornite?
- Ci sono stati degli ostacoli che hanno regolarmente impedito la tua produttività?
Domande sulla transizione e sui piani futuri
- Quanto è stato fluido il processo di transizione e di passaggio di consegne?
- Possiamo aiutarti nella transizione verso un nuovo ruolo?
- Quali sono i tuoi prossimi passi dopo aver lasciato questa azienda?
- Prenderesti in considerazione l’idea di tornare in azienda in futuro se le circostanze cambiassero?
- Quale consiglio daresti al tuo successore o al team che lascerai?
Domande per ottenere feedback e miglioramenti
- Quali sono le tre cose che pensi che l’azienda possa migliorare?
- Cosa ti è piaciuto di più del lavoro qui e cosa ti mancherà?
- Hai qualche suggerimento su come migliorare l’ambiente di lavoro per i dipendenti attuali e futuri?
- Come valuteresti la tua esperienza complessiva con l’azienda su una scala da 1 a 10 e perché?
- Ci sono commenti finali o feedback che vorresti condividere?
Domande per la riflessione personale
- Quali sono i risultati personali o professionali di cui sei più orgoglioso durante il tuo soggiorno qui?
- Questo lavoro ha soddisfatto le tue aspettative iniziali quando hai iniziato?
- In che modo la tua esperienza qui ha contribuito ai tuoi obiettivi di carriera a lungo termine?
- C’è un momento o un progetto memorabile che spicca nel tuo mandato?
- Come giudichi la tua crescita e il tuo sviluppo complessivo mentre lavori con noi?
Domande di chiusura
- C’è qualcos’altro di cui vorresti parlare che non abbiamo trattato?
- Come possiamo mantenere un rapporto positivo con te dopo la tua partenza?
- Saresti disposto a partecipare a eventi di alumni o di networking in futuro?
- Il colloquio di uscita è stato equo e aperto?
- Come possiamo migliorare il processo di colloquio di uscita per i futuri dipendenti?
Poiché sei tu il responsabile del colloquio, hai la possibilità di modificare il questionario delle domande. Pertanto, preparati bene e sii esigente, perché il tuo obiettivo finale è questo: concludere il rapporto di lavoro alle migliori condizioni possibili.
Come QuestionPro Employee Experience ti aiuta con i colloqui di uscita
QuestionPro può essere di grande aiuto per condurre i colloqui di uscita in diversi modi:
- Sondaggi automatizzati: con QuestionPro puoi creare interviste di uscita automatizzate e sondaggi per i dipendenti da inviare a chi lascia il lavoro tramite e-mail o altri canali. Questo garantisce la coerenza delle domande e facilita la raccolta di dati strutturati.
- Modelli personalizzabili: la piattaforma offre modelli personalizzabili progettati appositamente per i colloqui di uscita. Puoi modificarli in modo da includere domande pertinenti alla tua organizzazione e al tuo settore, assicurandoti di ottenere le informazioni di cui hai bisogno.
- Feedback anonimo: i dipendenti possono sentirsi più a loro agio nel fornire un feedback onesto se le loro risposte sono anonime. QuestionPro permette di dare risposte anonime, il che può portare a un feedback più onesto sui motivi della partenza e sulle loro esperienze all’interno dell’azienda.
- Analisi dei dati: La piattaforma fornisce strumenti per analizzare le risposte all’indagine, tra cui funzioni come l’analisi del sentiment e la visualizzazione dei dati. Questo aiuta a identificare le tendenze e gli schemi di più interviste di uscita, consentendoti di individuare problemi comuni o aree di miglioramento.
- Funzionalità di integrazione: QuestionPro può essere integrato con altri sistemi o database HR, facilitando la gestione e l’analisi dei dati insieme ad altre informazioni sui dipendenti.
- Informazioni utili: la raccolta di un feedback completo tramite QuestionPro può fornire informazioni preziose sui motivi che spingono i dipendenti a lasciare il lavoro, che a loro volta possono influenzare le strategie di fidelizzazione, il miglioramento dell’organizzazione e la soddisfazione lavorativa.
In breve, QuestionPro Workforce ti fornisce gli strumenti per condurre colloqui di uscita più efficienti, ottenere dati significativi e, in definitiva, rafforzare la tua organizzazione.
Conclusione
Misurare, analizzare e poi agire in base al feedback dei dipendenti è molto importante. Le organizzazioni mature lo capiscono e investono tempo, risorse ed energie per capitalizzarlo.
I colloqui di uscita non sono solo una formalità, ma anche un’opportunità vitale per la crescita organizzativa. Ascoltando con attenzione i dipendenti in uscita, le organizzazioni possono ottenere informazioni preziose per migliorare la cultura, le operazioni e le strategie di fidelizzazione dei dipendenti.
QuestionPro Employee Experience semplifica il processo di conduzione delle interviste di uscita, dall’impostazione e progettazione del questionario all’analisi dei dati e al reporting.
I sondaggi di uscita sono efficaci se soddisfano le seguenti caratteristiche:
- Anonimo: Non è necessario sapere chi ha detto cosa, basta lasciare loro la libertà di esprimersi.
- Comportamentale: chiedi loro di raccontarti le azioni, le parole, i valori e le convinzioni che hanno sperimentato (e quelle che non hanno sperimentato).
- Nessun giudizio: non preoccuparti se è buono o cattivo, concentrati solo su ciò che “è”. Se sai cosa sta succedendo, puoi giudicare se è buono o cattivo, giusto o sbagliato.
- Maturo: non inviare l’indagine il giorno stesso in cui qualcuno se ne va. E non aspettare due settimane dopo. Fallo quando hanno avuto modo di riflettere. 5 giorni sono ottimali.
- Statistiche: I commenti a risposta aperta sono interessanti, ma difficili da concludere. Se fai domande ponderate con una scala di valutazione valida (ad esempio una scala Likert) e le fai con costanza, puoi costruire una linea di tendenza, monitorare i progressi e agire di conseguenza.
- Azione: smetti di raccogliere dati solo per archiviarli. Fai qualcosa con essi. Innanzitutto, riconosci di aver ricevuto il feedback e poi impegnati a trasformarlo in valore. Il feedback dei dipendenti può essere parte di un sistema operativo vivo e dinamico. Non è statico. Non è una pagella, ma un impulso.
L’accettazione di feedback positivi e stimolanti favorisce un ambiente di lavoro in cui prosperano la trasparenza e il miglioramento continuo. Investire in colloqui di uscita accurati rende onore al contributo del dipendente che se ne va e posiziona l’azienda in modo da farla evolvere in modo proattivo, garantendo un successo duraturo e la reputazione di datore di lavoro coscienzioso in un mercato competitivo.
Se vuoi saperne di più su come la nostra soluzione aiuta le organizzazioni a trasformare i dati sull’esperienza di uscita in eccellenza operativa, non esitare a metterti in contatto con noi. saremo lieti di fare due chiacchiere!
