Iedereen wil een geweldige klantervaring bieden. Het is een van de belangrijkste factoren die bepalen of je in de toekomst meer omzet maakt of niet. Kanban-borden of -frames zijn een eenvoudige en effectieve manier om je klantervaring te verbeteren, omdat het een gebruiksvriendelijk visueel systeem biedt om taken te organiseren, de communicatie te verbeteren, knelpunten te verminderen en de productiviteit te verhogen.
Deze blogpost bespreekt 5 manieren waarop het gebruik van Kanban-borden kan helpen om je klantervaring te verbeteren! Maar eerst…
Waarom een Kanban-bordensysteem gebruiken?
Als het aankomt op het identificeren van mogelijkheden voor verbetering, zijn je drukke teamleden de mensen die het meeste inzicht kunnen verschaffen.
Maar het lijkt misschien niet mogelijk om deze mensen van hun taak af te halen en hun inbreng te faciliteren: wie krijgt er immers werk gedaan terwijl zij brainstormen en verbeteringen implementeren?
Deze catch-22 is echt een ongelukkige situatie waarin veel teams zich bevinden – omdat ze het te druk hebben met reguliere taken om een impactvolle verandering door te voeren of vanwege andere omstandigheden zoals een gebrek aan tijd of middelen. Wat nu?
Kanban-systemen zijn een geweldig startpunt voor teams die hun efficiëntie willen verbeteren. Kanban volgt en beheert werk op een ordelijke manier en biedt systematische verbeteringen van de workflow van elk team.
Kanban is een systematische aanpak voor het bijhouden en beheren van werk dat, als het correct wordt gebruikt, vanzelf mogelijkheden voor verbetering aan het licht brengt. Teams kunnen deze oplossingen implementeren op hetzelfde Kanban-bord dat ze al hun hele proces gebruiken.
Met deze methode om tegelijkertijd het werk te doen en te verbeteren hoe we het doen, zijn teams in staat om continue verbeteringen efficiënter dan ooit tevoren te omarmen!
1. Kanban-borden visualisatie van ticketlevenscyclus
Kanban-borden kunnen de nieuwe standaard worden voor het visualiseren van de voortgang in de levenscyclus van een ticket.
In plaats van tickets van begin tot eind door hun proces te zien gaan, zien Kanban-ontwikkelaars ze vooruitgaan terwijl ze één voor één worden voltooid met behulp van alleen een afbeelding en een kleurcoderingssysteem.
Nu kun je gemakkelijk zien waar elk ticket zich in zijn reis bevindt, zonder dat je in individuele stappen hoeft te graven!
2. Klantenservice workflows versnellen
Kanban-borden zijn een eenvoudige manier om de klantenservice efficiënter te maken. Kanban-borden helpen bij het verkrijgen van een beter inzicht in het ondersteuningsproces, omdat de gegevens worden gepresenteerd in bruikbare kaarten die in betekenisvolle kolommen zijn gesorteerd.
Ze consolideren ook alle teamactiviteiten en zijn goed voor de samenwerking met andere teams.
3. Betrokkenheid van ondersteunend personeel vergroten
Kanban-borden overbruggen de communicatiekloven tussen de leden van het supportteam, zodat ze gemakkelijker kunnen samenwerken en hun klanten beter van dienst kunnen zijn.
Hierdoor kunnen teams sneller reageren wanneer er fouten optreden, zodat ze onnodige downtime of het risico van een datalek kunnen voorkomen.
Bovendien bieden Kanban-borden een goed inzicht in wat er goed werkt bij je gebruikers, in plaats van je alleen te richten op gebieden die verbetering behoeven.
4. Verbeterde prioritering voor ondersteuningstaken
Met behulp van prioriteitstickets kunnen supportmedewerkers gemakkelijker beslissen welk ticket ze als volgende willen.
Als er bijvoorbeeld vier kritieke kwesties en tien niet-kritieke kwesties in een wachtrij staan voor binnenkomende verzoeken die moeten worden afgehandeld, dan kunnen first responders, als die taken worden weergegeven met prioriteiten, een weloverwogen beslissing nemen over welke taak ze moeten afhandelen.
Dit zorgt ervoor dat incidenten met een hoge prioriteit niet te lang duren of dat problemen met een laag belang in de vergetelheid raken!
5. Betere samenwerking tussen ondersteunende medewerkers
Kanban helpt de verschillende teams binnen support om op nieuwe manieren samen te werken en controle te houden over alle problemen van klanten, ongeacht de complexiteit ervan.
Kanbans zijn eenvoudige maar krachtige tools die agenten van verschillende afdelingen binnen een bedrijf in staat stellen om meer samen te werken over de grenzen heen, terwijl ze toch individuele autonomie behouden voor taken zoals het verzenden van inkomende tickets of het beheren van de werklast van het team.
Het is tijd om Kanban-borden te proberen voor je klantervaring. Als je op zoek bent naar een manier om de workflows van de klantenservice te verbeteren en ondersteuningstaken te versnellen, dan is dit een uitstekende keuze!
We hebben in deze blogpost een aantal van onze favoriete voordelen voor je op een rijtje gezet, zodat je kunt zien hoe waardevol het voor jouw bedrijf kan zijn.
Neem deze ideeën in overweging wanneer je beslist of Kanban-borden geschikt zijn voor jou – we weten dat ze het verschil zullen maken voor de prestaties van je team!
