Comunicazione con i dipendenti: Definizione
La comunicazione con i dipendenti è spesso definita come la condivisione di informazioni e idee tra la direzione di un’organizzazione e i dipendenti e viceversa.
Per il successo di un’organizzazione è essenziale avere a disposizione molti canali diversi per comunicare con i dipendenti e con i clienti. I social media hanno sicuramente aumentato la portata della comunicazione.
Con l’avvento dei social media, il numero di opzioni di comunicazione è aumentato. È possibile condividere le informazioni tra i dipendenti in modo quasi istantaneo. Con l’aumento della velocità di comunicazione, cambiano anche le sfide per comunicare in modo efficace.
Email, comunicazione faccia a faccia, chat dal vivo: ci sono tanti canali diversi per una comunicazione efficace con i dipendenti. Ma anche ciò che funziona per un’organizzazione può non funzionare per le altre. È necessario individuare quale modalità di comunicazione funziona perfettamente all’interno della propria organizzazione.
La comunicazione con i dipendenti è cambiata nel corso degli anni: negli ultimi dieci anni la maggior parte della comunicazione avveniva faccia a faccia. Ora abbiamo una pletora di canali di comunicazione diversi.
Una comunicazione efficace è quella che permette ai dipendenti di essere ben informati e a tutte le funzioni dell’organizzazione di funzionare senza intoppi. Le organizzazioni devono creare un programma di comunicazione coinvolgente e di livello mondiale. Dovrebbero fare leva su
feedback
ricevuto dal dipartimento Risorse Umane per migliorare i propri canali interni.
Modalità di comunicazione con i dipendenti
I canali che possono essere utilizzati per la comunicazione con i dipendenti sono molteplici, ma abbiamo selezionato questi tre:
1. Metodi tradizionali
Tradizionalmente la comunicazione con i dipendenti è un processo dall’alto verso il basso. La direzione crea politiche, procedure, ecc. e le fa circolare tra i dipendenti. Questi metodi tradizionali sono solo un modo di comunicare.
Per ottenere risultati desiderabili è importante che i canali di comunicazione siano bidirezionali. I documenti, i promemoria e i metodi tradizionali vanno bene, ma il mondo si evolve e anche le vostre pratiche dovrebbero farlo.
2. E-mail
La maggior parte delle organizzazioni di tutto il mondo comunica con i propri dipendenti tramite e-mail o messaggistica istantanea per le comunicazioni quotidiane. Dagli aggiornamenti agli ultimi sviluppi organizzativi, i vostri dipendenti possono rimanere sempre informati e aggiornati.
Il vantaggio della messaggistica via e-mail è la velocità di comunicazione e la possibilità di comunicare con tutti i membri dell’organizzazione nello stesso momento. Un grosso svantaggio, però, potrebbe essere rappresentato dal fatto che le persone assumono il tono di voce.
3. Telefoni cellulari e social media
I vostri dipendenti hanno con sé uno strumento di comunicazione molto potente: il telefono cellulare. Oggi i telefoni non sono più attaccati alla scrivania. La tecnologia dei telefoni cellulari consente ai dipendenti di rimanere in contatto con tutto ciò che accade all’interno dell’organizzazione, anche se lavorano a distanza.
Una potente piattaforma che le organizzazioni hanno adottato come parte della comunicazione con i dipendenti sono i social media. I vostri dipendenti possono accedere a queste piattaforme letteralmente da qualsiasi luogo. Questi siti stanno sicuramente incrementando l’uso dei dispositivi portatili, consentendo a tutti di essere costantemente in contatto con tutto ciò che accade all’interno dell’organizzazione.
Importanza di una comunicazione efficace con i dipendenti
La comunicazione con i dipendenti non è una scienza missilistica, ma se non è fatta correttamente può sicuramente avere un effetto negativo. Ma non andiamo in quella direzione, manteniamo le cose positive: ecco come una comunicazione efficace tra i dipendenti può essere vantaggiosa:
- Coinvolgimento dei dipendenti: Se comunicate regolarmente e in modo efficace con i vostri dipendenti, questi ultimi sono molto più impegnati.
impegnati.
con l’organizzazione e hanno un atteggiamento più positivo nei confronti del lavoro e dell’organizzazione. - Coerenza: Se i vostri dipendenti capiscono cosa vogliono ottenere in un determinato momento all’interno dell’organizzazione, voi come organizzazione potrete vedere un approccio molto più coerente e una minore tendenza delle persone a dare interpretazioni di ciò che pensano di ciò che avete detto.
- Feedback: Una comunicazione regolare invita le persone a discutere in modo sano. La comunicazione è in fondo un dialogo e il dialogo richiede che due persone comunichino, esprimano le loro preoccupazioni o diano un feedback. Questo facilita la cultura della condivisione di idee e conoscenze.
- Comprensione degli obiettivi organizzativi: Una comunicazione efficace aiuta i dipendenti a capire come allineare i propri obiettivi professionali con quelli dell’organizzazione.
obiettivi professionali.
con quello dell’organizzazione. Possono capire come inserirsi in un quadro più ampio. - Il cambiamento è l’unica costante: Vero! Ma i vostri dipendenti sono in grado di adattarsi ai cambiamenti improvvisi? Se i dipendenti vengono informati in modo efficace del cambiamento che li circonda, rispondono positivamente ad esso. Inoltre, aiuta a identificare i campioni dell’organizzazione, quelli che sono disposti ad accettare il cambiamento e ad elevarsi.
5 suggerimenti per migliorare la comunicazione con i dipendenti
La maggior parte delle organizzazioni pianifica meticolosamente il modo migliore per coinvolgere il proprio pubblico esterno, ma si dimentica opportunamente del proprio pubblico più importante: i dipendenti. Le organizzazioni ad alte prestazioni si assicurano che la comunicazione con i dipendenti sia la loro priorità e questo è uno dei motivi per cui si distinguono!
Ecco i 5 consigli principali per migliorare la comunicazione dei dipendenti nella vostra organizzazione
1. Comunicare con chiarezza
L’uso eccessivo di gergo o di termini tecnici non farà altro che generare ulteriori fraintendimenti. Siate chiari quando comunicate.
2. Impostare il tono
La direzione e la leadership dell’organizzazione devono impostare il tono giusto. È necessario che siano accessibili e che capiscano che esiste una certa relazione tra la comunicazione strategica dei dipendenti e il raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
3. Conoscere i propri dipendenti
Non è necessario comunicare in modo diverso con i diversi dipendenti, basta conoscerli. Per capire la percezione del vostro
sondaggi tra i dipendenti regolarmente.
4. Utilizzare più canali
La maggior parte delle persone ha bisogno di sentire o leggere il messaggio più volte, altrimenti il messaggio si perde nella traduzione. Distribuite il vostro messaggio attraverso vari canali in modo che raggiunga le persone in tempo utile.
5. Misurare l’efficacia
Nessuna comunicazione dovrebbe essere priva di un obiettivo prefissato, altrimenti si perde del tutto lo scopo della comunicazione. Ci sono molti modi per facilitare la comunicazione, ma a che serve se poi non viene ascoltata. Assicuratevi di misurare regolarmente il coinvolgimento e chiedete ai dipendenti se la strategia di comunicazione funziona.
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