We weten dat werknemers continu feedback willen, maar dit niet altijd krijgen. “Bekritiseer, veroordeel of klaag niet alleen, maar geef in plaats daarvan constructieve feedback”- Dale Carnegie
Feedback geven en regelmatig controleren is belangrijk, maar niet genoeg. Dit soort gesprekken werkt niet als werknemers niet begrijpen hoe ze zich verhouden tot de bedrijfsdoelen en hun eigen banengroei.
“Het belangrijkste om hieruit op te maken is dat de meeste mensen de klus niet klaren met de middelen en methoden die ze nu hebben,” aldus ons onderzoek. “Het is niet verrassend dat slechts 39% van de werknemers zegt dat hun huidige check-ins goed voor hen werken.”
LEER OVER: Personeelsplanningsmodel
Laten we het hebben over hoe continue feedback verschilt van traditionele feedbackmodellen, hoe het jouw bedrijf kan helpen en hoe je er een goed kunt opzetten.
Wat is continue feedback?
Continue feedback wordt gedefinieerd als een mechanisme of een proces waarbij een werknemer voortdurend feedback krijgt en op een systematische manier wordt begeleid door de sterke en zwakke punten van de werknemer openlijk te bespreken.
Menselijk kapitaal is een aanwinst voor elke organisatie en daar moet goed voor worden gezorgd. Organisaties hebben dus een mechanisme nodig waarbij de werknemers bewust worden gemaakt van wat ze goed doen en van de ruimte voor verbetering om hun taken goed te kunnen uitvoeren.
Stel bijvoorbeeld dat je een organisatie leidt met tienduizend werknemers in verschillende geografische gebieden. Stel dat je de moeite neemt om naar de verschillende locaties te vliegen en werknemers de feedback te geven die je ze wilt geven, maar dit is slechts een eenmalige actie. Wat nu?
LEER OVER: Werknemer Experience Voorbeelden
Het motief van feedback is dat het continu moet zijn. Daarom is het essentieel voor organisaties om van continue feedback een regelmatige praktijk te maken. Feedback is een cyclisch proces en geen lineair proces. De cyclus zorgt ervoor dat de inhoud wordt opgenomen, geïmplementeerd en herhaald.
Dit proces is niet alleen beperkt tot de bedrijfswereld, maar wordt ook zeer gewaardeerd op het gebied van sport. Sporters staan open voor het continue feedbacksysteem, en waarom ook niet?
Elke keer dat ze op het veld staan, is het een nieuwe uitdaging voor ze, maar ze herinneren zich hun vorige uitdagingen en de winnende tactieken die ze toepasten. Continue feedback in de sport is dus overduidelijk.
Meer informatie: Top 20 Vragen over werknemersbetrokkenheidsenquêtes
Belang van continue feedback
Voortdurende feedback kan je bedrijf helpen om te weten wat er gebeurt met je werknemers. Managers hebben een beter idee van hoe hun werknemers het doen en werknemers hoeven geen jaar te wachten om erachter te komen wat ze goed doen en wat ze kunnen verbeteren.
Het is zelfs zo dat werknemers graag willen horen hoe ze het doen, zodat ze zich kunnen verbeteren.
Dit voortdurende proces kan mensen helpen beter met elkaar te praten, hun werk en doelen beter te begrijpen, hun werk beter te doen en gelukkiger te zijn op het werk. Met deze voordelen kunnen bedrijven hun hoge doelen bereiken en tegelijkertijd hun betrokkenheid en retentie verbeteren.
Continue feedback kan je bedrijf op drie belangrijke manieren helpen.
De betrokkenheid en het behoud van werknemers vergroten
Voortdurende feedback verbetert de relatie tussen manager en werknemer, waardoor het verloop daalt en er minder kosten zijn voor het aannemen van personeel.
Goede managers motiveren werknemers en houden ze vast. Managers hebben volgens Gallup 70% invloed op de teambetrokkenheid. Managers hebben de grootste invloed op het welzijn van werknemers.
De steun van managers verhoogt de betrokkenheid van werknemers en hun loyaliteit aan het bedrijf. Managers die werknemers helpen bij het opstellen van een professioneel ontwikkelingsplan laten zien dat het bedrijf zich inzet voor hun toekomst. Een nieuwe medewerker kan falen zonder hulp.
Maar iemand die voortdurend feedback krijgt, voelt zich gesteund en kan groeien en slagen.
Real-time inzichten bieden
Continue feedback betekent dat niemand hoeft te wachten tot een jaarlijkse beoordeling om negatieve feedback te geven of belangrijke vragen te stellen. Eén-op-één controles stellen het personeel in staat om snel te reageren op feedback. Managers kunnen werknemers ook helpen met barrières.
Dit voorkomt dat fouten zich opstapelen. Realtime feedback kan de recency bias verminderen, die optreedt wanneer managers alleen rekening houden met de meest recente prestaties van een werknemer. Regelmatige check-ins helpen managers om werknemers te begrijpen als werknemers en mensen.
Deze dialogen en doelen kunnen HR-leiders ook helpen bij het beoordelen van de prestaties en tekortkomingen van het bedrijf.
De ontwikkeling van werknemers stimuleren
Voortdurende feedback laat werknemers weten wat ze goed doen, wat ze kunnen verbeteren en welke mogelijkheden ze hebben. Deze werknemers vinden het prettig om ondersteuning of rektaken te vragen aan het management.
Als een verkoper een veelbelovende prospect niet kan overtuigen om terug te bellen en e-mails te sturen, kan hij bij de volgende controle het management om advies vragen.
HR-directeuren kunnen deze inzichten gebruiken om leer- en ontwikkelingstrajecten op te zetten die de vooruitgang van deze mensen ondersteunen en tegelijkertijd voldoen aan essentiële bedrijfsdoelstellingen, zoals het missen van vaardigheden die de organisatie in de toekomst nodig zal hebben.
LEER OVER: Employee Experience Framework
Model en systeem voor continue feedback
Het continue feedbackmodel staat ook bekend als het Deming-wiel, omdat de beroemde managementconsultant Dr. Edwards Deming het in de jaren 1950 ontwikkelde. Het model is gebaseerd op vier kenmerken:
1. Plan:
Je moet identificeren en begrijpen waar het probleem ligt, zelfs voordat je van plan bent feedback te geven aan de werknemers. Je feedback moet gebaseerd zijn op feiten en statistieken en niet op je herinnering aan eerdere ervaringen die je misschien met de werknemer(s) hebt gehad. Je moet eerst informatie onderzoeken, je feedback definiëren, ideeën genereren om de feedback te geven en vervolgens de feedbackcultuur implementeren.
2. Doen:
Zodra je de sterke en zwakke punten van de medewerkers hebt geïdentificeerd, is het tijd om het systeem eerst te controleren met een kleinschalig proefproject voordat je het systeem in de hele organisatie implementeert. Zo kunt u beoordelen of uw voorgestelde wijzigingen het gewenste resultaat hebben bereikt met een minimale verstoring.
3. Controleren:
In dit stadium analyseer je de resultaten van het proefproject aan de hand van je vastgestelde verwachtingen. Als de verwachtingen van de werknemer overeenkomen met de realiteit, dan is het tijd om het plan te implementeren. Ga pas naar de laatste fase van de implementatie als je helemaal tevreden bent met de resultaten.
4. Handelen:
Dit is de fase waarin je het proces implementeert. Onthoud dat dit een continu proces is, een lus, en geen lineair proces met een begin en een eind. Dit betekent dat je verbeterde proces nu een springplank wordt om het proces voor je werknemers met gelijke tussenpozen te blijven verbeteren.
Meer informatie: 30 medewerkerstevredenheidsvragen die u niet mag missen!
Continue feedback prestatiebeheer
Volgens een onderzoek uitgevoerd door Forbes vindt bijna 75% van de werknemers feedback belangrijk, maar ontvangt minder dan een derde het. Dit is het tijdperk van de technologie en verandering is hier de enige constante. Personeelszaken en de manier waarop ze de afgelopen tien jaar hebben gewerkt, hebben een feedbackverandering van 360 graden ondergaan.
LEER OVER: 360 Leiderschapsassessment
Deze verandering is doorgevoerd omdat werknemers niet langer geïnteresseerd zijn in de jaarlijkse beoordelingen, ze willen continue feedback en wel nu. Daarom moeten organisaties het hele systeem veranderen van hoe en wanneer werknemers feedback krijgen.
In deze door technologie gedreven wereld moeten organisaties meer aandacht besteden aan processen en programma’s om talent aan te trekken en te behouden. Het verloop van werknemers is al lange tijd een probleem waar organisaties mee te maken hebben. Continue feedback is het antwoord op een grotere betrokkenheid van werknemers.
Laten we dit mechanisme eens bekijken vanuit het perspectief van een werknemer. Stel je voor dat je een fitnessapparaat draagt en je apparaat geeft je het aantal stappen aan het einde van het jaar en niet dagelijks. Je zou geen redenen hebben om je dieetplan of trainingsroutine te veranderen en de resultaten die je wilt behalen zullen een verre droom zijn.
Het is dan ook geen verrassing dat werknemers behoefte hebben aan tijdige feedback en erkenning. Het is een eigenschap die vereist dat ze beter presteren op het werk. Ze zien dit als een kans om hun carrière in de juiste richting te sturen.
Door een programma voor een prestatiebeheersysteem met continue feedback uit te rollen, kunnen organisaties werknemers geven wat ze echt willen, zodat werknemers continue feedback kunnen gebruiken.
Dit zijn de acties die HR leiders over de hele wereld ondernemen om prestatiemanagement met voortdurende feedback te implementeren:
1. Maak er geen eng proces van:
Het is eenvoudige wetenschap, een menselijk brein is overgevoelig voor alles waarvan het denkt dat het een bedreiging vormt. In organisaties waar medewerkers bang zijn om hun fouten toe te geven, leidt dit alleen maar tot een cultuur van twijfel. Geen enkele organisatie wil een cultuur bevorderen waarin het leiderschap hun werknemers niet vertrouwt of omgekeerd.
LEER OVER: Tools voor leiderschapsbeoordeling
Om dit te voorkomen, moet je het feedbackproces niet eng maken. Dit is geen gelegenheid om fouten aan te wijzen of bekentenissen van werknemers te horen over waarom ze hun doelen niet hebben gehaald.
Het is eerder een proces om zowel werknemers als de organisatie te helpen verbeteren. Houd het eenvoudig en soms subtiel. Houd het bij informele feedback voor betere resultaten.
LEER OVER: Werknemersvertrouwen
2. Geef vaker continue feedback:
Een overweldigende meerderheid van de werknemers wil feedback van hun managers, maar slechts een handvol van hen krijgt die ook echt. Het is essentieel voor managers om effectieve en tijdige feedback te geven over de prestatie-evaluatie van werknemers. Voortdurende korte cycli van feedback kunnen een personeelsbestand nieuw leven inblazen en zullen uiteindelijk in het systeem worden opgenomen, wat een voortdurende verbetering met zich meebrengt.
Veel organisaties veranderen met succes hun jaarlijkse beoordelingen in een continu feedbackproces. Met dit proces kunnen managers werknemers helpen om beter te worden in hun werk en ook om een pad uit te stippelen voor hun langetermijndoelen.
3. Verwijder elke vooringenomenheid uit de feedback:
Vooroordelen op basis van geslacht, etniciteit, seksuele geaardheid of zelfs eerdere ervaringen met een medewerker(s) kunnen de stroom van nuttige feedback belemmeren. Managers die op hun geheugen vertrouwen om beoordelingen uit te voeren in plaats van de werkelijke vooruitgang van werknemers bij te houden, worden beschouwd als een vooroordeel.
Het proces moet gebaseerd zijn op feiten, statistieken en relevante kenmerken om elke vooringenomenheid uit de feedback te verwijderen.
4. Managers moeten coaches zijn:
Managers kunnen hun medewerkers niet helpen zich te verbeteren als ze dat niet in hun hoofd hebben, net zoals een coach een atleet niet kan helpen elke slag op het veld te winnen als succes niet in zijn/haar hoofd zit. Het is essentieel voor managers om te denken als coaches.
Feedback is een gemene deler tussen managers en werknemers. Het geeft managers de mogelijkheid om hun werknemers te coachen zodat ze beter presteren op hun werk. Als managers leren hoe ze feedback in realtime kunnen geven, wordt het voor werknemers gemakkelijker om het toe te passen.
Lees meer: 8 Strategieën voor personeelsbehoud die verloop voorkomen
Voordelen van continue feedback
Feedback kan van meerdere supervisors of managers komen, wat ruimte laat voor miscommunicatie. Wanneer een organisatie een cultuur van continue feedback instelt, is het essentieel dat iedereen op dezelfde lijn zit.
Het is een dialoog. Dit betekent dat niet alleen de organisatie feedback kan geven aan de werknemers, maar dat de werknemers ook feedback kunnen geven aan de organisatie. Dit helpt bij het identificeren van potentiële problemen en het genereren van een snelle reactie hierop. Dit zijn de voordelen van continue feedback:
1. Helpt bij het creëren van een gezonde werkcultuur:
Het is belangrijk dat de werknemers bereid zijn om regelmatig hun sterke en zwakke punten te bespreken. Dit bevordert een cultuur van voortdurend leren en ontwikkelen binnen de organisatie. Het implementeren van voortdurende feedback zal werknemers helpen uit te blinken op de werkplek.
2. Helpt werknemers en organisatie betere doelen te stellen:
Organisaties die kwartaaldoelen stellen, hebben de neiging om 30-35% betere resultaten te behalen dan organisaties die jaardoelen stellen. Feedback aan werknemers en vice versa helpt om haalbare doelen te stellen.
3. Verhoogt het moreel:
Door je werknemers de mogelijkheid te geven om feedback te geven, stimuleer je niet alleen hun moreel, maar voel je ook een persoonlijke verantwoordelijkheid ten opzichte van de organisatie. Als werknemers zich gehoord voelen, hebben ze er vertrouwen in dat hun feedback wordt uitgevoerd.
4. Waardering van klanten:
Continue feedback moet niet beperkt blijven tot alleen interne verbetering, maar klanten en opdrachtgevers moeten ook continu feedback kunnen geven zodat de organisatie zich blijft verbeteren. Als wijzigingen in de systemen of processen rechtstreeks van invloed zijn op de klanten, kan feedback van hen worden gevraagd voordat ze worden geïmplementeerd.
Meer informatie: Employee Net Promoter Score (eNPS)
Software en tools voor continue feedback – QuestionPro’s Pulse Review App
Waarom zou je één keer per jaar feedback geven aan je werknemers als je het altijd en overal kunt doen met de QuestionPro Pulse Review app? Deze gelikte app zit boordevol functies waarmee een manager/supervisor beoordelingen in realtime kan uitvoeren. Met de Pulse review app kun je reviews uitvoeren in minder dan 3 minuten!
Met onze door experts ontworpen competentieraamwerken en kleurgecodeerde attributen om de respectievelijke prestaties te beschrijven, kun je gemakkelijk een direct rapport genereren op je dashboard. Bespaar je de vermoeiende inspanningen, kostbare tijd en overweldigende frustratie door vandaag nog de app voor polsbeoordelingen van QuestionPro te gebruiken!
Schrijf ons op [email protected] met als onderwerpregel “Pulse Review” en we helpen je graag op weg met de software voor continue feedback en de 360 feedback tool.
