استبيانات مسح الموظفين هي وسائل متكاملة لتعليقات الموظفين للحصول على منظور حول عوامل مثل ثقافة العمل والمديرين المباشرين والعناصر التي تحفز أو تثبط عزيمة الموظفين في مكان العمل.
ما هو مسح الموظف؟
يتم تعريف استبيان الموظف على أنه نوع من استبيان المسح للحصول على الآراء والمراجعات وتقييم مزاج الموظف ومعنوياته ، ودرجة المشاركة ، وكذلك مراقبة إنجازات الموظفين. بشكل عام ، يتم استخدام استبيانات الموظفين من قبل أعضاء الموارد البشرية والإدارة في المنظمة ويتم الاحتفاظ بها مجهولة الهوية لتحفيز القوى العاملة للتعليق على تجاربهم الجيدة والسيئة دون أي تردد.
يمكن أن يحمل استبيان الموظفين نتائج مثمرة فقط عندما يتم تصميمه بلباقة من البداية أو باستخدام أحد قوالب الاستطلاع 250+ ، مع أسئلة الاستطلاع
المنسقة بعناية ، وعندما يكون الموظفون على دراية بالإقرار بردودهم المقدمة مسبقا من قبل إدارة المؤسسة.
في البداية ، في عشرينيات القرن العشرين ، تم تقديم هذه الاستطلاعات باسم استطلاعات موقف الموظفين. بعد 20+ سنوات من بدايتها ، لاحظت الاستشارات الصناعية الوطنية ، في منتصف عامي 1944 و 1947 ، زيادة بأكثر من 200٪ في المنظمات من أصل 3500 التي نفذت هذه الدراسات الاستقصائية.
في هذه الأيام ، 50-75٪ من المؤسسات مصممة على استخدام استبيانات الموظفين وتنفيذ التغييرات التي يقترحها الموظفون للحفاظ على مشاركتهم بانتظام والنجاح في النهاية.
5 اعتبارات رئيسية قبل إجراء استبيانات الموظفين
تتبع جميع المنظمات مجموعات الإجراءات والقواعد والأهداف الخاصة بها وفقا لحجمها وهيكلها وما إلى ذلك. وبالتالي ، سيكون من الأفضل أن تدير أسئلتك وتدفق الاستبيان عبر الإنترنت وفقا لذلك. إذا كنت تستخدم قوالب الاستطلاع، فتأكد من تخصيصها لتناسب مؤسستك.
لتحقيق أقصى استفادة من استطلاعات الأشخاص الخاصة بك ، تأكد من مراعاة النقاط الرئيسية ال 5 أدناه. يمكنك النظر إليها كقائمة مرجعية من نوع ما قبل بدء الاستطلاعات الخاصة بك.
1. تحديد أهداف المسح
ما الذي ترغب في تحقيقه من خلال استطلاعاتك؟ هل تتطلع إلى قياس مستويات مشاركة موظفيك ؟ أو مجالات التحسين في عمليات الموظف الخاص بك؟ بمجرد تحديد ذلك ، فأنت على ما يرام. المسح بدون تركيز لا يفيد أي شخص. ابدأ بتحديد أهداف واضحة ثم المضي قدما.
2. ما الذي تحاول قياسه؟
قم بإعداد المؤشرات الصحيحة لما تحاول قياسه. مع وضع الهدف النهائي في الاعتبار ، حدد ما يجب عليك قياسه للتحسين. وسيساعد ذلك في وضع خطط عمل هادفة لتحسين النتائج.
3. التزم بإطار عمل
تجري بعض المنظمات استطلاعات سنوية ، بينما يجريها البعض الآخر أسبوعيا. مهما كانت احتياجاتك ومتطلباتك ، حدد التردد وفقا لذلك. حدد كيفية تشغيل الاستطلاعات ، من حيث الوظيفة أو الفريق ، عبر الإنترنت أو دون اتصال بالإنترنت ، وما إلى ذلك. وتصميم الاستبيانات الخاصة بك وفقا لذلك.
4. استخدام أداة استطلاع
يعد استخدام أداة مسح الموظفين عبر الإنترنت مثل QuestionPro Workforce خيارا مثاليا. إنه قوي ، ويحتوي على مكتبة من مئات قوالب الاستطلاع ، ويوفر دعما وتدريبا ممتازا للعملاء. ستقوم الأداة بكل الرفع الثقيل مثل جدولة الاستبيانات وجمع البيانات وإنشاء التقارير وما إلى ذلك. مما يمنحك بيانات ووقتا كافيا للتركيز على عمليات الأشخاص لديك.
5. اجعلهم مجهولين
ستكون ملاحظات الموظفين حقيقية وصريحة إذا كانت استطلاعات الموظفين مجهولة حقا. إذا لم يشعروا أن الاستطلاعات ستكون مجهولة الهوية ، فقد يخجلون من إعطائك أي معلومات. قد يكون هذا بسبب الخوف من المديرين ، ورد الفعل العنيف أثناء التقييمات ، وما إلى ذلك.
استخدم برنامجا أو نظاما أساسيا لمسح الموظفين للتأكد من أن استطلاعات تقدير الموظف هي استطلاعات مجهولة المصدر وأن جميع بيانات الموظفين آمنة ومأمونة.
أنواع استبيانات الموظفين مع أمثلة
هناك 5 أنواع رئيسية من استطلاعات الموظفين التي يمكن أن تساعد أصحاب الأعمال على تعزيز علاقتهم مع الموظفين.
1. استبيان رضا الموظفين
يعرف هذا الاستطلاع أيضا باسم مسح معنويات الموظفين ، ويستخدم لجمع الآراء التي يمكن للإدارة وتحليل الموارد البشرية استخدامها لبناء بيئة إيجابية للموظفين. يمكن القيام بذلك من خلال فهم وجهات نظر الموظفين المتعددة ، مثل:
- تقييم قسم الموارد البشرية
- الرضا فيما يتعلق بمسح الرواتب ومسح السلامة والامتيازات الأخرى
- الرضا الوظيفي العام
- أسباب البقاء أو ترك الوظيفة
- تقييم سياسات الشركة
تتضمن هذه الاستطلاعات أسئلة حاسمة لنمو الموظفين في المؤسسة ، مثل ولاء الموظفين ، وجوانب المنظمة التي تحفزهم ، ونطاق النمو أو فرص التدريب. نتيجة لذلك ، عادة ما تكون استطلاعات الموظفين هذه طويلة ، وتمتد عبر 60-120 سؤالا في الاستطلاع.
يتم تلخيص التعليقات المستمرة الواردة من الموظفين وتقييمها من قبل الإدارة لإجراء تعديلات في الطريقة التي يعملون بها وفقا لذلك. من الأفضل استخدام استبيان رضا الموظفين للحصول على فكرة شاملة عما يجعل الموظف يبقى أو يحتفظ به من قبل إدارة المؤسسة.
2. استبيان مشاركة الموظفين
يتم تنفيذ استبيان مشاركة الموظفين هذا عندما تعتزم المؤسسة مراقبة العوامل التي تساهم في تقييم أداء موظفيها. يتم إجراء استبيان مشاركة الموظفين لغرض واحد أو أكثر. يمكن أن تعطي أسئلة الاستطلاع الإدارة نظرة خاطفة على منظور الموظف حول التغييرات في المنظمة ، ودوافعهم لتكون منتجة ، ومدى ارتباطهم الوثيق بثقافة العمل ورسالته ، وما إلى ذلك. يتم قياس هذه المعلمات باستخدام استبيان مشاركة الموظفين:
- مجموعة مهارات الموظف
- فهم الموظف للمهام المعينة
- العلاقة مع المديرين / المشرفين المباشرين وغير المباشرين
- إدارة العلاقات بين الإدارات
- تواتر الظروف لازدهار الموظفين
قد لا توفر الكثير من هذه الأسئلة في استطلاع واحد لمشاركة الموظفين النتائج التي تتوقعها المؤسسة. ينصح باستخدام 30-40 سؤالا في الاستطلاع يمكن للإدارة من خلالها تحليل النتائج ، ويمكن وضع خطة عمل وفقا لذلك.
3. مسح الثقافة التنظيمية
يعرف أيضا باسم مسح محاذاة الثقافة ، وعادة ما يستخدم في حالات مثل عمليات الدمج والاستحواذ أو عندما تكون هناك تغييرات هيكلية في المنظمة. إنها أدوات تستخدم لمعرفة مدى فهم الموظفين لثقافة المؤسسة والتزامها تجاه المنظمة. يمكن قياس المعلمات التالية باستخدام استطلاعات الثقافة التنظيمية:
- مهمة المنظمة كما يفهمها الموظفون
- في حالة الاندماج ، الاختلاف في ثقافة عمل الموظفين المنتمين إلى الشركتين المعنيتين
- المساهمة في وحدة الفريق
- الترابط مع المشرفين
- الشفافية بشأن نتائج الأعمال
يستخدم هذا الاستطلاع بشكل عام لفهم كيفية مشاركة الموظف في ثقافة المنظمة ونموها.
4. مسح ردود الفعل على العمليات التجارية
الموظفون هم حجر الزاوية الأساسي لنجاح المنظمة. قد يكون لدى معظم الموظفين الذين يتفاعلون مباشرة مع العملاء أو يشاركون في عملية البحث والتطوير لمنتج ما أفكار واقتراحات يمكن أن تساعد المؤسسة على النمو. من الطبيعي ألا تكون قادرا على تنفيذ كل اقتراح ، لكن سؤالهم عن رأيهم يمنحهم شعورا بالانتماء ، مما يحفزهم على العمل بجدية أكبر. بعض الأسباب التي تجعلك تجري استطلاعا لموظفي العمليات التجارية:
- أعط رأيا صادقا حول الجوانب التي قد تنظر فيها إدارة المنظمة.
- يشعر الموظفون بالتقدير لأنهم يشاركون في عملية صنع القرار التجاري.
- يمكن تسليط الضوء على المشكلات التي لها تأثير فوري على الأعمال حيث يعمل الموظفون عن كثب مع الأمور المتعلقة بالعملاء والمنتجات / الخدمات.
5. مسح ردود الفعل 360 درجة
ردود الفعل من موظفي المنظمة مهمة. ولكن في بعض الحالات ، بالإضافة إلى ذلك ، يمكن جمع التعليقات من مصادر أخرى مثل المشرفين والإدارة العليا والعملاء وما إلى ذلك ، باستخدام استطلاع ملاحظات 360 درجة. إن سؤال الموظفين من مختلف الفئات ، وزملائهم ، والمشاركة في استطلاع ، وكذلك إجراء التحليل الذاتي هو مفتاح هذا الاستطلاع للموظفين.
يعطي استطلاع التعليقات بزاوية 360 درجة وجهات نظر متعددة حول أداء الموظف على أساسها يمكن اتخاذ القرارات المتعلقة بتدريب الموظفين وتغيير عبء العمل والعوامل الأخرى التي يمكن أن تزيد من تعزيز أداء الموظف.
تتكون هذه الاستطلاعات من أسئلة مقياس من 4 إلى 7 نقاط تعطي رؤى دقيقة حول أداء الموظف. في بعض الحالات ، يتم استخدام الأسئلة المفتوحة أيضا للحصول على مزيد من المعلومات حول الموضوع. كما يتم إجراء ملاحظات حول المنظمة بأكملها ومقارنة اثنين من الموظفين ودرجاتهم. تعتمد خصوصية استبيان الموظفين هذا على متطلبات مخرجات المؤسسة.
يمكن استخدام تحليل النتائج المستلمة لتعديل الاستراتيجيات الحالية وكذلك لتطوير استراتيجيات جديدة. التغذية الراجعة النقدية هي علامة على التحسن الذي يجب أن يؤخذ بشكل بناء. إنه يمنح المؤسسة مجالا للتخلص من الأخطاء الحالية التي توفر فرصا للموظفين والفرق للتقدم.
تعد استطلاعات الرأي بزاوية 360 درجة مفيدة في فهم نقاط القوة والضعف لكل موظف. تلقي ردود الفعل من مصادر متعددة ، يمكن للإدارة أن تقرر تخصيص جداول التدريب للأفراد الذين يشعرون بالإحباط للعمل الذي من شأنه أن يعزز الفرد على المستوى المهني ويجعله أكثر ملاءمة للمؤسسة.
6. مسح تجربة الموظف
ان يتكون مسح تجربة الموظف من أسئلة تساعد المؤسسة على قياس التجربة الإجمالية للموظف. كما يتحدث عن ما واجهه الموظف وشعر به وتعلمه في المؤسسة.
يحتاج استبيان تجربة الموظف إلى مزيج مناسب من الأسئلة المفتوحة والأسئلة المغلقة لجمع ملاحظات الموظفين التي تساعد في ربط تجربتهم. يمكن قياس تجربة الموظف في مراحل مختلفة في دورة حياة الموظف ، مثل إعداد الموظف وتدريبه وتطويره ، وأيضا عند خروج الموظف من المؤسسة.
مزيد من المعلومات: أسئلة مسح الرواتب والتعويضات + نموذج نموذج الاستبيان
كيفية طرح الأسئلة الصحيحة في استبيانات الموظفين الخاصة بك
للحصول على البيانات المطلوبة من موظفيك ، تحتاج إلى طرح الأسئلة الصحيحة. إن طرح أسئلة أفضل سيمنحك بالتأكيد إجابات ومعلومات أفضل.
ولكن ما هي الأسئلة الصحيحة؟ كيف يمكن للمديرين معرفة الأسئلة الصحيحة أو التي ستعطي إجابات أفضل للموظفين؟ كل منظمة فريدة من نوعها ، وما يصلح لمنظمة واحدة قد لا يصلح للآخرين. يمكنك استخدام النصائح والإرشادات أدناه لطرح الأسئلة الصحيحة في استبيانات الموظفين.
- باختصار هو الصحيح
لا تذهب بعد جمل أو أسئلة طويلة. يرجى الاحتفاظ بها في صلب الموضوع وسهلة الفهم.
- لا تلمح أو تخلق تحيزا
لا تسأل أسئلة رئيسية أو أسئلة تنطوي على شيء ما. أسئلة مثل “ما رأيك في مساحتنا المكتبية الجديدة والمذهلة؟” هي ممنوعة صارمة. للحصول على تعليقات حقيقية ، ابتعد عن هذه اللغة في أسئلتك.
- لا تستهدف شيئين في سؤال واحد
تناول موضوعين متميزين في سؤالين منفصلين. قد لا تؤدي محاولة الحصول على تعليقات حول شيئين في سؤال واحد إلى إرباك المستجيب للاستطلاع فحسب ، بل قد تجعله أيضا إما يقدم معلومات غير كاملة أو يجيب على جزء واحد فقط من السؤال.
- كن دقيقا
الخصوصية هي المفتاح للحصول على معلومات موثوقة وشفافة من استطلاعات الموظفين عبر الإنترنت. سيساعد التحديد في جمع المعلومات لاتخاذ قرارات أفضل وأكثر استنارة للأشخاص.
نصيحة إضافيةحاول الإجابة على أسئلة الاستطلاع الخاصة بك قبل إرسالها إلى موظفيك.: سيساعدك هذا على قياس مدى سهولة أسئلتك وتحديدها وإيجازها.
مزايا مسح الموظف
- ستمنح استطلاعات الموظفين المنظمة فرصا للتركيز على جوانب مثل ثقافة مكان العمل ، وجذب موظفين جدد ، والاحتفاظ بالموظفين الحاليين ، والتركيز باستمرار على الحفاظ على رضا الموظفين.
- يمكن بذل الجهود نحو تحسين إنتاجية الموظفين.
- يمكن لإدارة المؤسسة بذل الجهود لمعالجة المخاوف المختلفة التي يواجهها الموظفون كل يوم وتحسين العملية الكاملة لحل شكاوى الموظفين بكفاءة في نهاية المطاف.
- قم بتبسيط التواصل مع الموظفين حتى لا يخجلوا من مشاركة مشكلاتهم مع إدارة المؤسسة.
- يمكن تقييم أداء الموظف ، كما تم تقييمه من قبل أعضاء الفريق والمديرين ، باستمرار. يمكن تقدير كل تحسين يتم تتبعه ، ويمكن العمل على كل عيب تم الإبلاغ عنه.
- احصل على مدخلات حول ما يمكن القيام به بشكل مختلف لتحسين الأعمال والكشف عن المشكلات التي قد تسبب خسارة للأعمال وفقا للقوى العاملة.
10 نصائح لتصميم استبيان الموظف المثالي
1. حدد ما تريد تغطيته في الاستطلاع
حتى قبل الانتهاء من تصميم الاستطلاع ، من المهم التفكير في الهدف من نشر استطلاع. حدد ما تريد تغطيته في استبيان الموظفين الخاص بك وتأكد من أن الموضوع واضح في الحال.
2. ضع الأسئلة الضرورية
عندما تقوم ببناء استطلاع ، لجمع رؤى مهمة ، يجب أن يكون كل سؤال في استبيان الموظف موجودا لسبب ما. من الجيد أن تخطط أولا لاستطلاعك من خلال تحديد نتائج البيانات التي تحتاجها منه ثم التخطيط للأسئلة التي يجب أن تكون في الاستطلاع.
3. اجعلها قصيرة وبسيطة
قد يغضب الموظفون ويقل احتمال إكمال الاستبيان إذا كان الموضوع غير واضح ويميل إلى الارتداد ذهابا وإيابا. لذلك ، من الجيد التأكد من اتباع ترتيب منطقي عند طرح الأسئلة والالتزام بموضوع معين. إذا كان الاستطلاع طويلا جدا ، فقد لا يكون المستجيبون مهتمين بملء الاستطلاع بالكامل ، وقد تتعرض نتائج الاستطلاع للخطر. ومن ثم ، اجعلها قصيرة وبسيطة.
4. اطرح سؤالا واحدا في كل مرة
يمكن أن يؤدي تفريع الأسئلة أو طرح أكثر من سؤال واحد في وقت واحد إلى إرباك الموظفين ، وقد لا يتمكنون من اختيار الخيار / الخيارات الصحيحة من قائمة خيارات الإجابة المقدمة لهم. لذلك ، ينصح بطرح سؤال واحد في كل مرة ، لتوضيح المجيبين.
5. تجنب استخدام المصطلحات
لكي يرد الموظفون على الاستطلاع ، تجنب استخدام المصطلحات. إن استخدام لغة يسهل فهمها من قبل المستجيبين سيساعدهم على فهم الاستطلاعات والرد عليها بشكل أفضل.
6. أسئلة مفتوحة أو أسئلة مغلقة
هذا هو دائما الجزء الصعب ، سواء لطرح أسئلة مفتوحة أو أسئلة مغلقة؟ الحيلة هنا هي تحقيق التوازن بين هذين الخيارين. حاول تضمين أسئلة وصفية وموضوعية لتحقيق التوازن في الاستطلاع. مرة أخرى ، يجب فرز أنواع الأسئلة بعناية لأنها تحدد نغمة وأهمية طرح سؤال في المقام الأول.
7. قضاء بعض الوقت لتصميم الاستبيان الخاص بك
الآن بعد أن أصبح هناك وضوح بشأن ما يجب تضمينه في الاستطلاع ، من المهم أيضا قضاء بعض الوقت في تصميم استطلاع وجعله قابلا للتقديم. يحتاج الاستطلاع إلى خلق وعي بالعلامة التجارية لدى المستجيبين. لهذا ، يمكن لمنشئ الاستطلاع استخدام لغة العلامة التجارية (شعار العلامة التجارية ولون العلامة التجارية). حتى يتمكن المستجيبون من الارتباط بها.
8. تحليل الردود بعد جمعها
بمجرد إرسال الاستطلاع ، اجمع كل الردود ، واحتفظ بمستند أو ورقة Excel للردود التي تم جمعها. يجب أن تحتوي ورقة Excel هذه على جميع التصنيفات المذكورة للاستطلاع بحيث يكون لديك جميع البيانات في مكانها الصحيح. تحتاج إلى التأكد من اتباع هذه الخطوة وتصنيف البيانات إلى السلوك وعلم النفس والتركيبة السكانية. بالنسبة لأي باحث ، من المهم للغاية أن يكون لديك بيانات منظمة بحيث يصبح التحليل والتنبؤ بالنتائج وكتابة التقارير أمرا سهلا.
9. ضع تقريرا موجزا معا
بعد جمع الردود وتحليلها ، شارك تحليلك مع عملائك. يجب أن يكون لديك جميع البيانات التي تم جمعها من الاستطلاعات بتنسيق معين بحلول هذه المرحلة. يجب أن يحصل القراء على صورة واضحة عن هدفك ، أي ما الذي كنت تحاول تحقيقه من الاستطلاع؟ تأكد من تغطية أسئلة مثل هل يفضل المستخدمون / يستخدمون منتجا أو خدمة معينة؟ ما المنتج الذي يفضله المستخدمون؟ أي تعليق؟
10. اختتم خطة العمل الخاصة بك
قم بإعداد خطة العمل النهائية الخاصة بك على أساس هدفك ، والردود مجتمعة ، واستخلاص النتائج. إصلاح خطتك النهائية والبدء في تنفيذ التغييرات
مزيد من المعلومات: أسئلة مسح اجتماع الموظفين + نموذج نموذج الاستبيان
هل أنت على استعداد لخلق ثقافة مكان العمل حيث يمكن للجميع الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة؟ تعرف على المزيد حول كيفية الحصول على تعليقات مستمرة من موظفيك وابدأ في اتخاذ إجراءات لإحداث تأثير إيجابي في مؤسستك قوة العمل QuestionPro.
